Migrarea Destine Broker către Microsoft
Despre Client
DESTINE BROKER este unul dintre cei mai mari brokeri de asigurări din România și face parte din grupul DESTINE HOLDING, alături de companii precum DESTINE HOLIDAYS, DESTINE LEASING IFN, DESTINE CREDITE și DESTINE IMOBILIARE.
Fondată în anul 2007, compania s-a clasat constant printre cei mai importanți brokeri de asigurări din România din punct de vedere al cifrei de afaceri anuale și al volumului de polițe de asigurare emise.
Recunoscută ca unul dintre cei mai avansați și orientați spre inovație brokeri de asigurări de pe piața locală, DESTINE BROKER investește continuu în soluții digitale moderne și infrastructură tehnologică. Această viziune pe termen lung, orientată către tehnologie, a avut un rol esențial în dezvoltarea unei organizații scalabile, eficiente și pregătite pentru viitor, construită pentru o creștere sustenabilă.
Provocarea
Pe măsură ce compania a ajuns să intermedieze anual polițe de asigurare în valoare de peste 300 milioane de euro, infrastructura IT, procesele de comunicare și politicile organizaționale au început să întâmpine provocări majore.
Având una dintre cele mai mari forțe de vânzări din România, formată din peste 8.000 de profesioniști, nevoia unui sistem scalabil și eficient a devenit esențială.
Principalele provocări au inclus:
- 80% din comunicare se baza pe emailuri, unii utilizatori gestionând peste 2.500 de emailuri zilnic printr-un sistem IMAP/POP3/SMTP învechit.
- Lipsa unui sistem centralizat de administrare a utilizatorilor și politicilor interne, precum și absența unei infrastructuri cloud pentru munca remote.
- Partajarea fișierelor era limitată la atașamente trimise prin email.
- Nivel redus de securitate cauzat de infrastructură, comportamentul utilizatorilor și lipsa unor politici clare.
- Lipsa adoptării anterioare a unor soluții cloud în structura companiei.
- O perioadă de tranziție de doi ani a necesitat funcționarea simultană și fără întreruperi a infrastructurilor paralele, sediul central fiind mutat pe un domeniu nou, în timp ce alte structuri au rămas pe domeniul vechi.
- Migrarea către infrastructura Microsoft a trebuit realizată etapizat: prima fază – 100 utilizatori, a doua fază – 1.400 utilizatori, iar a treia fază – aproximativ 7.000 utilizatori.
Tehnologii
Abordarea
În urma mai multor întâlniri cu stakeholderii implicați, am obținut o înțelegere aprofundată asupra nevoii clientului de a implementa o infrastructură dinamică și scalabilă, capabilă să susțină atât provocările operaționale zilnice, cât și dezvoltarea viitoare a businessului.
Pe parcursul acestor discuții, am identificat și accentul tot mai mare pus de Destine Broker pe creșterea nivelului de securitate IT, implementarea unor politici mai stricte privind accesul utilizatorilor și îmbunătățirea controlului operațional.
Totodată, am abordat necesitatea optimizării fluxurilor de comunicare și colaborare dintre companiile din cadrul grupului. În cazul organizațiilor de mari dimensiuni, înțelegerea modului în care departamentele sunt structurate, interconectate și influențate de schimbările infrastructurii este esențială pentru menținerea continuității operaționale și a eficienței businessului.
Definirea structurii companiei
Pentru a putea stabili o abordare bine planificată, a fost necesar să înțelegem mai întâi structura departamentală a companiei Destine și conexiunile acesteia cu celelalte companii din cadrul grupului.
Ne-au fost puse la dispoziție documente și o organigramă actualizată a departamentelor, care ne-au permis să înțelegem mai bine modul în care angajații își desfășoară activitatea, precum și felul în care departamentele sunt structurate și vor evolua în viitor.
De asemenea, a fost realizată o analiză privind modul în care Destine Broker comunică și distribuie informațiile atât în cadrul industriei, cât și în interiorul organizației-mamă, Destine Holding, în raport cu celelalte companii din grup.
Evaluarea Capabilităților Curente & Planificarea Infrastructurii
În această etapă, am colaborat îndeaproape cu stakeholderii și departamentul IT al companiei Destine pentru a evalua performanța infrastructurii existente, a identifica limitările operaționale și a defini un buget estimativ pentru procesul de modernizare a infrastructurii.
Pentru a susține eficiența organizațională pe termen lung, am discutat și despre viitoare inițiative de training, precum și despre necesitățile de dezvoltare software, având ca obiectiv asigurarea scalabilității, continuității operaționale și a unei tranziții fluide pe parcursul procesului de modernizare.
O Strategie de Extindere pe 5 Ani
Această etapă a fost esențială pentru identificarea celor mai potrivite soluții IT în raport cu obiectivele de dezvoltare pe termen lung ale companiei Destine Broker. Abordarea noastră s-a concentrat pe proiectarea unei infrastructuri dinamice și scalabile, capabile să susțină creșterea continuă a businessului fără a necesita schimbări majore de arhitectură în viitor.
Împreună cu clientul, am proiectat extinderea operațională a companiei, am anticipat creșterea numărului de utilizatori și am evaluat cerințele tehnologice aflate în continuă evoluție pentru următorii cinci ani.
De asemenea, am analizat zone critice precum consolidarea securității cibernetice, centralizarea politicilor interne și implementarea unor standarde organizaționale scalabile, concepute pentru a susține un ecosistem IT sigur, eficient și pregătit pentru viitor.
Zonele focus in restructurarea infrastructurii
Etapa finală s-a concentrat pe identificarea zonelor critice care necesitau restructurare și pe stabilirea unor termene preliminare de implementare pentru fiecare fază a procesului de modernizare.
Fiecare arie operațională a prezentat propriile provocări tehnice și organizaționale, necesitând o abordare atent planificată pentru a ne asigura că soluțiile alese răspund atât limitărilor actuale, cât și cerințelor viitoare de scalabilitate.
Obiectivul nostru a fost crearea unui roadmap de transformare structurat, eficient și sustenabil, aliniat cu obiectivele de business și infrastructură pe termen lung ale companiei Destine Broker.
Factori principali
Procesele de lucru
Intelegerea proceselor de lucru ale companiei a reprezentat un factor critic in stabilirea solutiei tehnice.
Capabilitatile curente
Produsele software pot fi implementate doar in functie de capabilitatile tehnice si organizationale ale unei companii.
Guvernanta datelor
Modul de procesare a datelor critice in companiile financiare sau de asigurari trebuie abordat cu prioritate.
Extinderea companiei
Orice abordare IT propusa trebuie sa fie conforma cu planul de expansiune pe 3-5 ani al unei companii.
Solutia
În urma unui proces de colectare și evaluare a datelor desfășurat pe parcursul a două luni, echipa noastră a fost pregătită să propună cea mai potrivită soluție IT pentru obiectivele operaționale și de business pe termen lung ale companiei Destine Broker.
Strategia propusă a luat în considerare capabilitățile și limitările infrastructurii existente, planurile de extindere ale companiei, nevoia tot mai mare de îmbunătățire a comunicării și colaborării, precum și importanța crescută a securității cibernetice avansate și a managementului centralizat.
După analizarea atentă a opțiunilor disponibile, am concluzionat că tranziția către o Infrastructură Microsoft reprezenta cea mai eficientă, scalabilă și sigură soluție pentru organizație.
Ulterior, am continuat procesul prin planificarea structurii necesare de licențiere Microsoft pentru utilizatorii companiei, identificarea add-on-urilor și serviciilor necesare, estimarea costurilor de implementare și proiectarea investiției operaționale și financiare necesare pentru următorii cinci ani.
Planificare Tehnică & Calendarul Transformării
Echipa noastră a dezvoltat un plan complet de implementare, conceput pentru a oferi o structură clară întregului proces de transformare digitală, incluzând un calendar estimativ de șase luni pentru migrarea către infrastructura și ecosistemul Microsoft.
Pe parcursul fazei de planificare, am abordat cu atenție una dintre cele mai importante provocări ale proiectului — coexistența mai multor infrastructuri în cadrul unei perioade hibride de operare de doi ani, solicitată de client. Această abordare a asigurat continuitatea businessului și a permis o tranziție graduală și controlată către noul mediu.
Roadmap-ul de transformare a fost programat să înceapă în noiembrie 2023, iar faza principală de implementare a fost planificată pentru aprilie 2024.
Pentru primii 100 de utilizatori din sediul central Destine Broker, echipa a estimat luna iunie 2024 ca termen pentru finalizarea completă a tranziției către infrastructura Microsoft și retragerea graduală a sistemelor legacy utilizate anterior.
Dezvoltarea Infrastructurii
În cadrul celei de-a doua etape, am creat documentația și prezentările necesare procesului de adopție, am organizat mai multe întâlniri de aprobare împreună cu stakeholderii și am început dezvoltarea efectivă a infrastructurii Microsoft.
Am dezvoltat tenantul Microsoft al companiei, am configurat accesul utilizatorilor și am creat baza de date aferentă conturilor. Echipa noastră a implementat 20 de site-uri SharePoint și peste 50 de echipe și canale în Microsoft Teams, toate configurate cu permisiunile corespunzătoare pentru utilizatori.
În ceea ce privește Microsoft Exchange, am gestionat licențierea, permisiunile, politicile de arhivare, procesele de auto-arhivare și mailbox-urile partajate. Politicile de retenție a emailurilor au fost personalizate în funcție de fiecare departament.
Am aplicat politicile de securitate și organizaționale in cadrul MAC, Microsoft Entra ID si Microsoft Defender. În plus, am pregătit documentația de training destinată procesului de instruire a angajaților.
Implementare și Migrare de Date
A treia și cea mai importantă etapă a implicat întâlniri și suport on-site pentru implementarea licențelor Microsoft.
In cadrul deplasărilor la sediul companiei, echipa noastră a configurat dispozitivele angajaților și a implementat soluțiile Office 365, Teams, SharePoint și OneDrive.
Am implementat fluxuri RPA pentru patru departamente, contribuind la creșterea eficienței operaționale și a nivelului de securitate.
Migrarea a 3.2TB de date email din infrastructura on-premises către Exchange, inclusiv tranzițiile dintre domenii, a reprezentat o provocare majoră, însă procesul a fost finalizat fără probleme pe parcursul a trei săptămâni.
Testing & Implementare Multi-Fază pentru Angajații Destine Broker
Procesul de quality assurance și testare a fost desfășurat incremental, fiecare etapă de implementare fiind atent analizată și validată în multiple scenarii operaționale.
Pentru a asigura o tranziție fluidă și controlată, inițiativa de transformare digitală a fost implementată printr-o strategie de rollout în mai multe faze, permițând angajaților să testeze și să se adapteze gradual la fiecare soluție Microsoft introdusă în cadrul noii infrastructuri.
Activitățile de testare au fost realizate folosind grupuri pilot restrânse, formate din până la trei reprezentanți din fiecare departament, în cadrul cărora au fost simulate în detaliu fluxuri operaționale și scenarii reale de utilizare.
Tot feedback-ul colectat, datele de performanță și observațiile operaționale au fost centralizate și analizate constant de echipa noastră, permițând optimizarea configurațiilor, ajustarea integrărilor și asigurarea unei conectivități fluide la nivelul întregului ecosistem.
Tranziția Activităților Operaționale către Noua Infrastructură
După finalizarea cu succes a procesului de quality assurance și validarea finală din partea stakeholderilor, am început tranziția graduală a activităților operaționale zilnice ale companiei către noua infrastructură implementată.
Pe parcursul fazei de implementare, echipa noastră a monitorizat constant utilizarea sistemelor, procesele de management al fișierelor, mecanismele de filtrare și gestionare a spam-ului, activitățile de partajare a datelor și politicile de acces ale utilizatorilor la nivelul întregului ecosistem, pentru a asigura stabilitatea operațională și securitatea infrastructurii.
Au fost generate rapoarte operaționale detaliate, ulterior analizate în cadrul întâlnirilor de status desfășurate la sediul Destine Broker, oferind tuturor stakeholderilor posibilitatea de a evalua performanța, de a discuta observațiile identificate și de a asigura o tranziție organizațională fluentă.
Training Organizațional & Suport Tehnic
Etapa finală a proiectului s-a concentrat pe asigurarea adopției pe termen lung și a continuității operaționale prin sesiuni continue de training pentru angajați, desfășurate pe parcursul a doi ani, pe lângă sesiunile de instruire oferite de echipa noastră înainte de implementare.
Trainingurile specializate pentru soluțiile Microsoft, precum SharePoint, Teams, Power Automate (RPA) și OneDrive, au avut un rol esențial în creșterea gradului de adopție a produselor, îmbunătățirea colaborării și maximizarea eficienței organizaționale la nivelul tuturor departamentelor.
Pe lângă procesul de training, echipa noastră a oferit — și continuă să ofere — suport tehnic dedicat pentru departamentele Destine Broker, în baza unui SLA de 99.99%, asigurând timp rapid de răspuns și stabilitate operațională.
Concluzia
Transformarea digitală a companiei Destine Broker a reprezentat un moment organizațional major, generând îmbunătățiri operaționale măsurabile și un impact imediat asupra businessului după tranziția către ecosistemul Microsoft.
Principalele beneficii observate în primele 12 luni după implementare au inclus:
- Îmbunătățirea semnificativă a comunicării și gestionării emailurilor prin Microsoft Exchange, rezultând o creștere de 57% a eficienței procesării emailurilor.
- Reducerea considerabilă a tentativelor de spam și phishing prin politicile de securitate Microsoft Defender, cu o scădere de 78% comparativ cu infrastructura anterioară.
- Management centralizat al identității și accesului utilizatorilor, fără incidente de securitate raportate, administrat prin Microsoft Admin Center și Microsoft Entra ID.
- Adopție ridicată a soluțiilor Microsoft pentru colaborare, inclusiv SharePoint, OneDrive și Teams, cu rate de utilizare între 59% și 75% în rândul primilor 100 de angajați.
- Optimizarea proceselor de administrare a utilizatorilor, inclusiv onboarding, offboarding, licențiere și managementul conturilor, reducând volumul operațional al departamentului IT cu peste 22%.
- Îmbunătățirea capabilităților de securitate, guvernanță și conformitate prin politici avansate de control al utilizatorilor, framework-uri de guvernanță a datelor, instrumente Microsoft Defender AI și integrări Microsoft Purview.
În primele 12 luni de la implementare, clientul a raportat o creștere generală a eficienței operaționale de 18%, fiind estimate îmbunătățiri suplimentare pe măsură ce organizația continuă extinderea adopției produselor și inițiativelor de training pentru angajați.
Procesul de transformare digitală rămâne în desfășurare. Pe măsură ce Microsoft introduce constant noi tehnologii, funcționalități și capabilități de securitate, eforturile continue de integrare, optimizare și adopție rămân esențiale pentru menținerea performanței operaționale și a scalabilității pe termen lung.
Echipa noastră va continua să monitorizeze evoluția companiei Destine Broker, să optimizeze infrastructura și să împărtășească noi perspective pe parcursul procesului continuu de transformare digitală.
Comunicarea prin Microsoft Exchange pe o perioada de 180 de zile
depășește 4 milioane de acțiuni ( Trimitere / Primire / Citire) pentru 73 de utilizatori licențiați.
Servicii oferite
Marius Laslo
EXECUTIV DIRECTOR @ DESTINE BROKER
Noile site-uri au fost bine primite si au contribuit la cresterea traficului cu 80% si a veniturilor cu 40%. ZONKWAVE a comunicat eficient si a mentinut proiectul in miscare eficienta, in timp ce excelentul lor serviciu clienti a contribuit la o experienta pozitiva. Site-ul lor a fost usor de utilizat si intuitiv.